Jaké jsou hlavní výhody využívání podnikového informačního systému?

22. února 2022

Autor: Roman Hekerle, Product Manager
Doba čtení: 5 minut

Tech ikony COM Group

Většina středně velkých firem využívá pro usnadnění a zpřehlednění procesů ve firmě nějaký podnikový informační systém (ERP). Nejčastěji v něm evidují účetní doklady (faktury, pokladní doklady), výrobní doklady (výrobní dokumentaci a příkazy, záznamy o odvedené práci na zakázkách) nebo skladové doklady (příjemky a výdejky). Používání podnikových informačních systémů má hned několik výhod. Dokumenty mohou být díky ERP systému na jednom místě, je možné s nimi snadno a rychle pracovat, vyhledávat je, zobrazovat i přeposílat.
Využíváte všech výhod svého podnikového informačního systému ve firmě? Není to nic složitého ani nákladného. Přečtěte si celý článek od odborníků z COM Group a využijte potenciál svého informačního systému na maximum.

Rychlý přístup k datům díky podnikovému informačnímu systému

Hlavní výhodou elektronické verze dokumentů je, že v případě potřeby nemusíte podklady shánět napříč celou firmou po šanonech, stolech a počítačích. Vše najdete na jednom místě, rychlepřehledně během pár kliknutí.

Podle úrovně udělených přístupových práv zaměstnanci vidí pouze to, co vidět mají. Na první pohled je z informačního systému zřejmé, u koho se dokument “nachází”, kdo se k podkladům nevyjádřil nebo zda byl dokument vůbec předán. Zabráníte tak neustálým výmluvám, že práce stojí kvůli nedodání podkladů.

Další nespornou výhodou je zastupitelnost zaměstnanců. I v případě nemoci či absence je možné se k informacím rychle a snadno dostat a následně delegovat úkoly v rámci kolektivu.

Ovlivnilo období koronaviru využívání podnikových informačních systémů ERP? 

Období koronaviru opět přispělo k zamyšlení se manažerů nad fungováním vnitřních procesů v jejich společnostech. Aby mohl kvalitněstabilně fungovat home office, musejí být zaměstnanci schopni využívat vhodné technické vybavení, kam podnikové informační systémy bezpochyby patří.

Velmi důležitou roli hraje i to, v jaké míře společnost využívá možnosti daného systému. Zaměstnanci, kteří používají podnikové informační systémy jsou zvyklí nejčastěji zvyklí:

  • nepřenášet papíry z kanceláře do kanceláře, ale využívat například elektronické předávání dokladů, schvalování, vyjadřování se k dokumentům (Workflow)
  • využívat online úkolování / připomínkování
  • využívat elektronický kalendář – sdílení údajů s kolegy, plánování hromadných akcí (například reklamní a marketingové kampaně)
  • zasílat elektronické faktury ve formě pdf, isdoc, edi emailem
  • využívat elektronický podpis a datovou schránku pro komunikaci se státní správou

Bezpapírová, tzv. “chytrá kancelář“ šetří nejen životní prostředí, ale také úložné prostory v kancelářích, peníze za spotřebovaný papír i tisk a čas všech zaměstnanců.

Zrychlete svůj business díky digitalizaci

Podstatou digitální firmy není jen převod tištěných materiálů do elektronické podoby. Jde především o proces zefektivnění práce pomocí zautomatizování vybraných procesů. Díky tomu rutinní úkoly provádějí technologie automaticky a zaměstnanci tím ušetří čas, který mohou věnovat klíčovým činnostem podporující úspěšný růst firmy.

Přínosy digitální firmy:

  • automatizace procesů – zjednodušení zpracování
  • automatizace rozhodování – zvýšení kvality dostupných informací pro rozhodování (přístup k dokumentům na základě oprávnění)
  • eliminace papírů
  • snížení nákladů (na tisk, opakované kopírování dokumentů)
  • zvýšení produktivity zaměstnanců (snadné vyhledávání v dokumentech)
  • posílení konkurenceschopnosti
  • rychlejší reakce na požadavky a příležitosti na trhu
  • získání nových zákazníků, využití nových příležitostí na trhu
  • efektivnější sdílení dat napříč organizačními a geografickými útvary – zlepšení spolupráce zaměstnanců na dálku
  • šetrnost k životnímu prostředí
  • snadné zálohování a tím i zabezpečení dokumentů proti živelným pohromám či krádeži

Komplexní řešení digitalizace firmy

V COM Group vám nabízíme komplexní řešení digitalizace vaší firmy. Zajistíme vše od IT správy přes optimalizace procesů v souladu s nejmodernějšími bezpečnostními standardy.

V případě otázek ohledně podnikových informačních systémů navštivte náš web nebo nás rovnou kontaktujte na telefonním čísle 539 050 447 nebo na emailové adrese info@comgroup.cz. Rádi s vámi probereme možnosti a pomůžeme vám s bezproblémovým zavedením podnikového informačního systému.

Přečtěte si také…

Antivir – stačí nebo nestačí?

Antivir – stačí nebo nestačí?

Kybernetické hrozby jsou čím dál chytřejší, cílenější a tím také nebezpečnější. Tradiční antivirové programy bohužel nedokážou s těmito hrozbami držet krok. A co je řešením? Kvalitní a komplexní ochrana Vašeho IT. Jednoduše řečeno. Ideální je začít od sofistikovaného zabezpečení koncových bodů, které využívá nejnovější techniky a funkcionality, jako je strojové učení a aktivní zmírňování důsledků útoků. A jaké díry nám po zabezpečení koncových bodů ještě zůstanou?

číst více
Nebezpečí číhá uvnitř

Nebezpečí číhá uvnitř

Podle zkušenosti našich specialistů jsou za ztrátu nebo neoprávněné vynesení dat z firmy ve více než 60 % případů zodpovědní zaměstnanci. Můžou to být zaměstnanci na odchodu, kteří záměrně odnesou výkresy, data ze CRM, účetních systémů, obchodní nabídky a ceníky a v nejhorším případě i osobní data o zaměstnancích. Nejčastěji ale k takovéto ztrátě dojde bez zlého úmyslu prostou neznalostí uživatele.

číst více
Cloud Computing: Spolehlivé řešení pro malé firmy i korporáty

Cloud Computing: Spolehlivé řešení pro malé firmy i korporáty

Ukládání dat a jejich zpracování můžete řešit dvojím způsobem. Buď využijete vlastní hardware a software, nebo virtuální úložiště a služby v internetové sítí. Druhá zmíněná cesta, tzv. Cloud Computing, je uživatelsky přívětivější, z hlediska nákladů efektivnější a také bezpečnější. V čem spočívá a jaké benefity vaší firmě přinese?

číst více