Co je to outsourcing IT?

Outsourcing IT je využití externích poskytovatelů služeb k efektivnímu fungování podnikových procesů, služeb a infrastruktury, které potřebují podporu IT. Cílem je zlepšit a zrychlit tyto procesy tak, aby přinesly společnosti lepší obchodní výsledky.

Outsourcing, pomáhá firmám vyvinout správné strategie IT infrastruktury, vybrat správné poskytovatele IT vybavení, dohadovat s výrobci IT řešení nejlepší možné smlouvy a řídit tyto dohody pro udržitelné oboustranně výhodné vztahy s externími dodavateli.

Outsourcing může pomoci podnikům snížit náklady, urychlit interní procesy včetně vývoje nových produktů a využít externí odborné znalosti, aktiva a/nebo duševní vlastnictví.

Proč je outsourcing IT celosvětovým fenoménem?

Existují dva hlavní důvody pro boom, který v současnosti zažíváme v rámci outsourcingového obchodního modelu. Prvním je masové přijetí práce na dálku a druhým nedostatek talentů přítomný v oblasti moderních technologií.

Zatímco některé společnosti a průmyslová odvětví se zoufale snaží přitáhnout své zaměstnance zpět do kanceláře, ty chytřejší se dokázali adaptovat na nové podmínky a využívají výhody práce na dálku, čímž lákají ke spolupráci nejlepší talenty v oboru. 

Toto masové přijetí práce na dálku, a to nejen jednotlivců, ale rovnou celých týmů, znamená, že už nemusíte najímat lidi v dojezdové vzdálenosti od vaší kanceláře. Díky tomu je outsourcing (a zejména outsourcing IT) neuvěřitelně atraktivní možností pro společnosti, které chtějí ušetřit peníze a spolupracovat se skutečnými odborníky, kterých je stále na pracovním trhu nedostatek.

To nás přivádí k druhému bodu, který stojí za úspěchem outsourcingu IT a tím je nedostatek talentů v technologickém sektoru. I když důvodů tohoto jevu je mnoho, od starších IT profesionálů odcházejících do důchodu až po rostoucí složitost oboru, faktem je, že hledání talentů se stalo obtížným úkolem.

Téměř každá česká společnost trpí nedostatkem kvalitních IT odborníků. Outsourcing IT umí tento problém překlenout, kombinací kvalitních IT profesionálů a vzdálených týmů nabízí firmám IT servis za cenu, které by samostatně jen velice složitě dosahovaly. 

Outsourcing IT firmy vyhodnocují jako jednodušší a výhodnější řešení.

Typy outsourcingu IT:

Jsme přesvědčeni, že outsourcing IT se bude v Česku stále více prosazovat. Díky jeho flexibilitě a výbornému poměru ceny a kvality je výborným nástrojem, jak společnost udržet v růstu v době krize i po ní. 

Pokud jde o konkrétní model outsourcingu IT, je z čeho vybírat. Krátce vám představíme jednotlivé modely. 

IT služby

Nejčastěji využívaný systém, který znamená najmutí externí IT společnosti, která zajistí funkce správy sítě firmy, řešení správy zpráv, telefonování a call centra, virtuální privátní sítě (VPN), bezpečnosti a antivirových programů, firewallů, IT školení, zajištění výměny a funkčnosti IT vybavení, služby digitalizace firmy. Součástí často bývá také monitorování sítí a následný reporting. Zákazník si přitom může vybrat, které z IT služeb chce využívat. 

Tato varianta outsourcingu IT může být poskytována třemi různými cestami, případně je možné tyto cesty i kombinovat:

• Vzdálený tým IT odborníků
• IT odborník přímo ve firmě
• Nearshore či offshore 

Vzdálený tým IT odborníků je nejčastější formou zajištění outsourcingu IT. Specialisté jsou dostupní na telefonu 24/7, jsou schopni se vzdáleně připojit ke všem zařízením ve firmě a aktivně týmově řešit problémy. 

Pokud vzdálený tým na vyřešení dané úlohy nedostačuje, vysílá dodavatel externích IT služeb odborníka přímo do firmy. Případně je IT odborník přítomný u dodavatele pravidelně v jasně daných termínech. 

Outsourcing IT je možné využívat také celosvětově, k tomu jsou určeny modely Nearshore, u kterého najímáte IT služby ze zahraničí, které je vám nejblíže. V případě ČR se nejčastěji jedná o outsourcing IT ze Slovenska. Model Offshore zahrnuje zajištění IT služeb ze vzdálenějšího zahraničí, typicky takto postupují například nadnárodní korporace při zajištění služeb call center. Nevýhodou offshore varianty jsou rozdíly v časových pásmech a jazyková bariéra. Z tohoto důvodu je tento model využíván většinou v anglicky mluvících společnostech.

Cloud computing

Cloud computing je označení pro doručování výpočetních služeb pomocí sítě vzdálených serverů hostovaných na internetu a využívaných k ukládání, správě a analýze dat.

Tato varianta outsourcingu IT znamená najmutí externího poskytovatele služeb, který zajistí virtualizované IT. Jedná se o služby Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) a Software as a Service (SaaS). 

7 hlavních výhod přechodu na outsourcing IT

Jaké výhody přináší outsourcing IT vašemu podnikání a proč je tak atraktivní pro podniky všech velikostí? Tady je výčet hlavních výhod tohoto řešení. 

1. Nižší náklady

Možná jste si nyní pomysleli: „Jak mohu snížit náklady tím, že si najmu novou službu?“ Odpověď je jednoduchá: při využití outsourcingu IT zůstává odpovědnost za najímání IT profesionálů, udržení jejich kvalifikace a odměňování na samotné outsourcingové společnosti. To odstraňuje potřebu udržovat vnitropodnikové IT oddělení a utrácet za jejich mzdy, daně, školení, vybavení. 

Dalším bodem úspor při outsorcingu je transformace IT fixních nákladů na náklady variabilní, což vám umožní flexibilně plánovat firemní rozpočet. To, za co v IT platíte, můžete zvýšit nebo snížit v závislosti na vašich měsíčních potřebách. Nemusíte nakupovat IT vybavení, servery, software, všechny tyto položky si najmete od svého dodavatele outsourcingu. Něco nefunguje? Ve vašem paušálu outsourcingu máme zajištěnu i výměnu či opravu, žádné náklady navíc vám nehrozí. 

2. Zajištění flexibility a agility firemních procesů

Technologové a manažeři firem vědí, že pokud jde o firemní procesy, lze očekávat chyby. Nikdo není neomylný a lidský faktor vstupuje do téměř všech procesů, které ve firmě probíhají. Pokud zvolíte ve své firmě outsourcing IT, můžete očekávat, že problémy budou vyřešeny mnohem flexibilněji. Vaši zaměstnanci nebudou muset věnovat svůj pracovní čas řešení problémů, dodavatel IT služeb vše vyřeší sám za jedny peníze. Tím vznikne firmě mnohem menší škoda a plynulost vnitřních procesů bude minimálně narušena.

3. Vyhrazený tým IT odborníků 

Pro velké, dlouhodobé projekty je nezbytné mít specializované týmy. Takový tým jen velice složitě sestavíte v oblasti IT z vašich interních odborníků. Outsourcingové společnosti ale takového týmy mají. S velkými zkušenostmi, flexibilní a organizované. Outsourcing IT vám tedy umožní realizovat i velké projekty rychleji, pružněji a s očekávanými výsledky.

4. Kvalita a efektivita IT služeb

Outsourcing IT otevírá společnosti dveře ke zvýšení provozní efektivity a optimalizaci procesů. Specializovaný dodavatel ví, jak má vypadat funkční IT a dokáže velmi rychle identifikovat a řešit časté problémy.

Vzhledem k tomu, že společnosti a týmy poskytující outsourcing IT se specializují čistě na IT služeb, investují tedy do nástrojů, řešení a školení, které pomáhají IT ještě více vylepšit – jak pro dodavatele, tak pro koncového zákazníka.

5. Zvýšení produktivity

Strategické využití outsourcingu IT představuje konkurenční výhodu, kterou manažeři nemohou ignorovat. Technický pokrok v oblasti informačních technologií je nepřetržitý, držet s ním krok je vysoce náročný úkol. Při najmutí externího správce IT bude mít zajištění nejmodernějšího IT na starosti smluvní společnost a vaše organizace se tak bude moci soustředit na to, co umíte nejlépe. Bez dodatečných nákladů máte jistotu, že v oblasti informačních technologií držíte krok s dobou. Váš tým může mezitím přemýšlet o obchodní strategii a následně hledat konkurenceschopnost, aniž by vnitřní lidský kapitál ztrácel čas provozními funkcemi.

6. Bezpečnost

Udržování bezpečnosti firemních dat může být choulostivý úkol. Zabezpečení informací vyžaduje nepřetržité monitorování a investice, abyste si udrželi náskok před internetovými hrozbami.

Zásadním přínosem outsourcingu IT je garance implementace nejlepší politiky zabezpečení dat a informací. Nemluvě o tom, že odpovědnost za zabezpečení vašich dat nese outsourcingová společnost.

7. Přístup k nejlepším IT produktům

Outsourcingové společnosti jsou předními partnery světových vývojářů IT systémů, softwarových i hardwarových nástrojů, které jsou pro jednu jedinou společnost často nedosažitelné, nebo pouze za cenu vysokých nákladů. Díky outsourcingu IT se tak firma dostává k licencím a vybavení, které jsou první ligou na trhu a zároveň za ně neplatí víc, než je nezbytně nutné.

Jak vybrat správného dodavatele outsourcingu IT?

Nyní už víte, jaké výhody přechod na oustourcing IT přináší. Postup jeho implementace do firmy je velmi jednoduchý, je však třeba dodržet několik kroků. 

1. Určete služby, které chcete outsourcovat

Ne všechny IT služby jsou vhodné pro outsourcing. Některé společnosti mají vyvinutý specifický software či hardware, který mohou ovládat pouze specialisté v oboru. V těchto případech není outsourcing vhodný. Výhodné je tuto službu využít pro činnosti, které jsou pro vás v rámci IT rutinní, ale zároveň časově, finančně nebo zdrojově náročné. 

2. Vyberte správného poskytovatele, kterému můžete důvěřovat

Váš poskytovatel outsourcingu IT má být součástí vaší společnosti. Vyberte si proto někoho, s kým se cítíte pohodlně, nemáte problém mu věřit a sdílet s ním obchodní a interní informace. Velmi důležité je zjistit, zda dodavatel outsourcingu IT rozumí vašemu oboru podnikání. Také jeho fungování by mělo být v souladu s vašimi cíli a interní kulturou. Čím více bude dodatel rozumět vašim potřebám, tím lépe se vám s ním bude spolupracovat.

3. Nerozhodujte se jen podle ceny

Mnoho společností využívá outsourcing IT, aby snížilo své náklady. I když je outsourcing levnější, neměla by cena být jedinou metrikou ve vašem rozhodování. Klíčem je najít dodavatele, který je levnější než interní tým, ale nabízí stejnou nebo vyšší úroveň odborných znalostí a služeb. 

Mnoho zkušených outsourcerů doporučuje oslovit více firmě, vytvořit seznam nabídek a poté vyhodit tu nejnižší a nejvyšší. Poté si vyberte ze zbývajících možností podle svého rozpočtu, požadavků a očekávání.

4. Zkontrolujte dokumentaci a smlouvy

Důkladně si prostudujte doprovodné dokumenty a smlouvy, před podpisem vyjasněte všechny nejasnosti. Věnujte pozornost termínům, personálním kapacitám, komunikaci a způsobům řešení problémů. Správně nastavené principy fungování vám pomohou předejít zádrhelům. 

5. Kontrolujte, jako kdyby se jednalo o vlastní zaměstnance

I když pro vás v oblasti IT pracuje externí společnost, stále se jedná o vaše IT, zacházejte s pracovníky externího dodavatele, jako kdyby se jednalo o vaše vlastní. Sledujte svůj tým, ptejte se, kontrolujte a v případě nesrovnalostí se neváhejte ihned obrátit na dodavatele.

Jak začít?

Nejrychlejší způsob, jak začít s outsourcingem IT je požádat o konzultaci zdarma. Společnost COM Group vám nabízí hodinovou konzultaci s IT profesionálem, při které zhodnotíte oblasti, ve kterých vám IT outsourcing může pomoci a následně pro vás společnost připraví nezávaznou cenovou nabídku.